档案验收“五重奏”
文/ 优博平台app电力 优博平台app电力阜阳电厂 2020-09-01

8个月内完成跨度17年的档案收集、整理,并且满足现在的档案管理标准要求”,这看似不可能完成的任务,阜阳项目公司档案团队用奋斗“五重奏”,谱写了一曲档案验收的凯歌。翻开阜阳项目档案验收的历程,他们奋斗的身影在我们眼前一幕幕浮现。

阜阳项目一期工程(2×640MW机组)于2002年核准,2004开工建设,2006年双机投入运行。一期工程安全、质量、工期和造价均达到当时国内一流水平。除了档案专项验收外,消防、安全、环保、水土保持等专项验收已于2006年完成。秉承“对历史负责,为现在服务,替未来着想”的理念,阜阳项目公司20193月制定年度档案目标——2019年必须通过档案专项验收。

36次档案整改推进会”

地点:阜阳项目会议室

奋斗者:汝兴华陈秀慧 王妮娜(以下简称档案团队)

20194月,阜阳项目办公室档案团队根据安徽省档案局专家检查指导意见,最大限度、最大可能原则整理缺失清单,并初步制定了档案验收整改方案。阜阳项目公司刘文总经理组织召开一期档案专项验收启动会,提出了三点要求:一是要加强档案规范管理,杜绝“新官不理旧账”,确保年度实现专项验收目标;二是档案专、兼职人员要掌握各项档案管理标准及国家规范,不断提升自己的业务技能;三是要以此为契机,结合业务实际,提高全员档案意识,全面提升档案管理的标准化、规范化水平。

艰难困苦,玉汝于成。阜阳项目档案团队组织召开了36次档案整改推进会,克服前期、施工管理、设备文件材料不齐全等历史遗留问题,白天全力干、晚上加班干,放弃周末休息,对一条条档案信息逐一核对、确认,出现错误就返工,经过一段时间的整理,他们完成了公司基建及运营期档案的分类、组卷、编目、归档等工作,为档案专项验收付出了辛勤和汗水。

在档案整理的过程中,除了繁琐困难的工作和莫大的压力,还有工作和生活的协调是摆在他们面前最现实的问题。“六一”儿童节,又刚好赶到周末,阜阳项目公司档案专职陈秀慧身为母亲,本可以在家中陪孩子开心过节的“黄金时间”,但陈秀慧硬是给儿子过了一个不一样的“儿童节”。这天一大早,正在上班的同事们发现,陈秀慧竟然背着孩子(因意外车祸导致脚部受伤,每天都需要照顾)来到公司,安顿好孩子后,便一头扎进了工作中。

201911月,每天晚上加班的汝兴华突然不加班了,下班就开车匆匆离开公司。后来同事问起才知道,她每天下班不是回家,而是去医院,婆婆心脏病住院十余天,并进行了手术。她白天上班,晚上去医院陪护,最期盼的就是婆婆早日出院,她能继续和同事们一起加班奋战。

“三顾设计院”

地点:华东电力设计院

奋斗者:刘亮李王稳

20195月,正值阜阳项目1C修之际,接到补齐缺失资料的任务后,技术支持部刘亮和李王稳紧急梳理需要外出查找的资料清单,连夜坐火车赶到华东电力设计院。早上七点多他们就在华东电力设计院门口等待,可是门卫却不让进,因为当时负责公司一期的设计人员不是退休就是离职,无法联系到其他具体办事人。一直到十一点多,门卫也不让他们进。他们只能想方设法通过同事、朋友联系设计院的熟人进去,打了很多电话,终于联系到一个熟人,不巧的是他正在出差,第二天才能回来。

第二天一早,他们通过熟人介绍来到设计院的档案室,经过一天的努力查找,找到了很多缺失资料,欣喜若狂地准备把资料复印带回去,可是设计院规定必须走完内部审批流程后才可以提供复印件。

第三天下午,设计院走完审批流程后,他们终于拿到了相关资料,紧接着连夜坐火车返回公司,移交档案资料,又投入到现场的检修中。

“寻清溯源 水滴石穿”

地点:安徽电建公司

奋斗者:余东、张伟、蔡浩、吴昉、贺强

从接到任务的第一天起,阜阳项目技术部余东、张伟、蔡浩等人成立了档案资料“寻清组”,并进行小组内部讨论,确定目标——寻找、补齐缺失档案,将档案梳理清晰,并且他们明确了实现目标的“3步走”规划:第一步,梳理、分类、沟通;第二步,实地查找;第三步,文件归档。他们主动与安徽电建公司信息中心进行电话沟通,因时间跨度约17年,当对方听到补齐缺失档案时非常惊讶,直接回复“找不到了”,就把电话挂了。他们再次拨打电话,给出的答复依然是“找不到了!”。他们心头一紧,看来问题比较棘手。他们将情况向部门反馈,部门领导立即与安徽电建公司检修项目负责人进行沟通,说明了此次档案验收的重要性及意义,要求其反馈给公司领导配合我司的工作。通过沟通对方态度有所缓和,由敷衍变成了配合。随着梳理的进行,对方也被阜阳项目公司档案验收团队的真诚及坚持所打动,大家变成了朋友。

2019524日,天刚蒙蒙亮,阜阳项目技术部的档案管理人员就踏上了前往安徽电力建设第二工程公司总部的征程,上午9时,抵达了安徽电建二公司,一直到晚上19时,经过一天的整理,共追回档案241份。此次档案寻找、补齐过程,填补了部分隐蔽工程施工记录缺失的空白,为阜阳项目通过档案验收工作打下了坚实的基础。

“你认真画图的样子真好看”

地点:阜阳项目公司档案室

奋斗者:技术部汽机、电气专业

技术部汽机和电气专业负责设计变更和异动报告的绘制,专工按照办公室提供的清单,找到纸质版档案图纸进行一项一项核实,然后按照需补齐的资料清单,对照设计变更内容在竣工图上进行绘制,从5份到10份到50份,使用直尺一笔一笔地画,为了不影响现场的工作,经常加班到晚上10点,对于复杂的设计变更和异动,尤其是管道布置类,从不敷衍了事,本着尽职尽责的态度,宁可慢一些,也要体现的更全面、更准确。经过一个多月的努力,他们交出了一份满意的答卷。

“拉黑,我也不怕!”

地点:山东监理公司

奋斗者:马猛

阜阳项目技改竣工资料因为距今时间不长,相对来说,资料较齐全。但是因前期部分项目未按照分部、分项、检验批进行验收,报审表缺失严重,尤其是监理单位的资料。马猛与山东监理公司电话沟通很困难,因为前期监理人员已经到现场45次,有些竣工资料还没有完成,监理人员已经很不耐烦,打电话经常不接,后来直接把他拉黑了。在这种情况下,马猛直接去监理公司,为了不影响档案验收时间,他凌晨2点乘坐火车,不畏寒冷和疲惫,及时到达山东监理公司,找到相关负责人办理好竣工资料,当日下午又赶回公司。同时协调监理总公司在监理资质报审表上加盖总公司章后顺利取回了资料。他们见过最黑的夜,见过最早的太阳,是黑夜守护者,是全力追光者,是无悔的奋斗者。

20191226日,控股公司法律合规部组织专家对阜阳项目公司建设项目进行档案验收。安徽省档案馆、国网安徽电力公司相关专家、控股公司法律合规部、华东大区有关领导和同事共计30余人参加验收及验收配合工作。1227日,专家验收组认为阜阳项目档案管理组织健全、体系完整、整理规范、档案信息化程度较高、优化提升档案管理取得成效,根据国家档案局、国家发改委《国家重大建设项目档案验收办法》规定,经综合评议,一致同意安徽阜阳电厂建设项目档案通过档案验收。

阜阳项目档案验收通过,成功是用实干和行动书写的、是努力和汗水铸就的。在准备档案验收的整个过程中,阜阳项目用实际行动积极践行着大区“五个一”文化:

一群人——控股法律合规部、大区办公室和阜阳项目团队;

一件事——阜阳项目通过档案验收;

一起拼——跨越长城内外,追回17年的基建及运营期档案;

一定赢——最终实现阜阳项目档案验收通过的目标;

一起成长——在工作完成过程中,提升了全员档案管理意识和档案管理的标准化、规范化水平。

梦想不会自动成真,青春由磨砺而出彩,人生因奋斗而升华。阜阳项目团队把档案验收中的挫折与磨砺作为成长进步的引子、作为超越自我的契机,在通过档案验收的过程中,他们收获勇毅顽强、悟透责任与担当,一步步成长为更加团结、积极、向上的团队。阜阳项目档案验收奋斗“五重奏”给我们树立了榜样,更给我们前进的力量,趁阳光正好,趁微风不燥,一起奋斗吧!

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